Digitale Zeiterfassungslösungen auf dem Vormarsch: Mehrheit der Unternehmen erfüllt gesetzliche Anforderungen und steigert Effizienz

In Deutschland wird die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auf Basis des Urteils des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) von 2019 umgesetzt, das eine objektive und verlässliche Zeiterfassung fordert. Der aktuelle Referentenentwurf zur Neufassung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG-E) konkretisiert diese Vorgaben und sieht vor, dass Arbeitgeber:innen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden elektronisch erfassen müssen. Dies betrifft Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit und soll in der Regel noch am selben Tag erfolgen. Abweichungen hiervon können durch Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen geregelt werden, wobei eine Aufzeichnung bis spätestens zum siebten Tag nach der Arbeitsleistung zulässig ist.

Aktueller Gesetzesstand und seine Umsetzung in Unternehmen

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat einen Entwurf vorgelegt, der darauf abzielt, die elektronische Erfassung zum Standard zu machen. Unternehmen sind verpflichtet, die Arbeitszeitnachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Es gibt Übergangsregelungen, die kleinen Unternehmen mehr Zeit geben, sich auf die neuen Anforderungen einzustellen. So haben Betriebe mit weniger als 250 Mitarbeitenden zwei Jahre Zeit zur Umstellung, und Betriebe mit weniger als 50 Mitarbeitenden sogar fünf Jahre.

Eine Umfrage unter 603 Unternehmen in Deutschland mit mindestens 20 Mitarbeitenden im Auftrag des Digitalverbands Bitkom zeigt, dass 59 Prozent der Unternehmen den Beschluss des Bundesarbeitsgerichts seit September 2022 umgesetzt haben (Stand April 2023). 33 Prozent haben die Arbeitszeit schon vorher erfasst, 26 Prozent begannen damit nach der Entscheidung. 28 Prozent planen, noch dieses Jahr mit der Zeiterfassung zu starten, während für 12 Prozent der genaue Startzeitpunkt für ihr Unternehmen noch nicht absehbar ist.

Die befragten Unternehmen nutzen verschiedene analoge und elektronische Systeme. Unter den Unternehmen, die bereits Arbeitszeiten erfassen, nutzen die meisten digitale Zeiterfassungslösungen: 28 Prozent setzen auf Computerlösungen und 17 Prozent verwenden Smartphone-Apps. 25 Prozent greifen auf Stempel- oder Stechuhren zurück. Weitere 22 Prozent nutzen stationäre Systeme, die mit Karten, Chips, Transpondern oder Fingerabdrücken arbeiten und 20 Prozent verwenden Excel-Tabellen. 16 Prozent der Unternehmen nutzen weiterhin handschriftliche Stundenzettel. Wie die Studie zeigt, verwendet eine zunehmende Anzahl von Unternehmen digitale Zeiterfassungslösungen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und gleichzeitig die Effizienz zu steigern.

Die Einführung der elektronischen Zeiterfassungspflicht in Deutschland ist ein bedeutender Schritt zur Verbesserung des Arbeitnehmerschutzes und zur Gewährleistung fairer Arbeitsbedingungen. Während einige Details noch ausgearbeitet werden müssen, bietet der aktuelle Entwurf bereits klare Richtlinien für Unternehmen, um die Arbeitszeiterfassung praxistauglich und flexibel zu gestalten.

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